こんにちは、せっきーです。
ChatGPTを使ってみたものの、「何を聞けばいいのかわからない」「思ったような答えが返ってこない」と感じていませんか？
実は、ChatGPTは指示文（プロンプト）の書き方しだいで、答えの質が大きく変わります。
この記事では、40代のサラリーマンが毎日の仕事ですぐに使える指示文を10個まとめました。【 】の部分を書き換えるだけで使えるので、コピーして試してみてください。
まず最初に：会社でChatGPTを使うときの3つの注意点
便利な道具ですが、仕事で使うときは次の3つを必ず守りましょう。
- 社外秘の情報や、お客様・社員の個人情報は入力しない（名前や会社名は「A社」「Bさん」などに置き換える）
- 会社のルールを確認する（生成AIの利用ルールがある会社も増えています）
- 出てきた答えは必ず自分で確認する（ChatGPTはもっともらしい間違いをすることがあります）
指示文の基本形：「役割・目的・条件・形式」を伝える
いい答えを引き出すコツは、次の4つを伝えることです。
- 役割：「あなたは〇〇です」と立場を決める
- 目的：何のために使うのか
- 条件：文字数、相手、トーンなど
- 形式：箇条書き、表、メール文など
これから紹介する10個の指示文も、すべてこの形で作っています。
仕事で使えるChatGPTの指示文10選
1. 依頼メールの下書き
使う場面：取引先や他部署に、何かをお願いするメールを書きたいとき
あなたはビジネスメールが得意な会社員です。
以下の内容で、【取引先／社内の他部署】への依頼メールを作成してください。
・依頼したいこと：【資料の提出】
・期限：【〇月〇日】
・相手との関係：【何度かやり取りがある】
条件：丁寧だが堅すぎない文面、300文字程度、件名もつけてください。
ポイント：「相手との関係」を書くと、ちょうどいい丁寧さに調整してくれます。
2. 角を立てずに断るメール
使う場面：依頼やお誘いを、関係を悪くせずに断りたいとき
以下の依頼を、相手との関係を悪くせずにお断りするメールを作成してください。
・依頼内容：【〇〇の追加対応】
・断る理由：【今月は別案件で手が回らない】
・代わりに提案できること：【来月以降なら対応可能】
条件：相手への感謝を最初に伝え、代案も添えてください。
ポイント：「代わりに提案できること」を入れると、ただ断るより印象が良くなります。
3. 会議メモから議事録を作る
使う場面：手書きや箇条書きのメモを、きれいな議事録にまとめたいとき
以下は会議中にとったメモです。これを議事録にまとめてください。
出力形式：
1. 会議の目的
2. 決定事項
3. ToDo（担当者・期限つきの表）
4. 次回までの課題
【ここにメモを貼り付け】
ポイント：参加者の名前は「Aさん」「Bさん」に置き換えてから貼り付けましょう。
4. 週報・日報をまとめる
使う場面：1週間（1日）の作業を、上司に伝わる報告にしたいとき
以下の今週の作業メモをもとに、上司向けの週報を作成してください。
条件：
・「成果」「課題」「来週の予定」の3つに分ける
・各項目は箇条書きで3つ以内
・数字があれば必ず入れる
【ここに作業メモを貼り付け】
ポイント：「数字があれば入れる」と指示すると、報告がぐっと具体的になります。
5. 報告を「結論から」に書き直す
使う場面：話が長くなりがちな報告を、短くまとめ直したいとき
以下の報告文を、上司が30秒で理解できるように書き直してください。
条件：
・最初に結論を1文で書く
・次に理由を3つ以内の箇条書きで書く
・最後に「お願いしたいこと」があれば書く
【ここに報告文を貼り付け】
ポイント：「30秒で理解できるように」のように、読む人の状況を伝えるのがコツです。
6. 企画書・提案書の骨組み
使う場面：新しい企画や改善案を、上司に提案したいとき
あなたは社内提案の経験が豊富なビジネスパーソンです。
以下のアイデアをもとに、企画書の構成案を作ってください。
・アイデア：【〇〇業務をAIで効率化する】
・提案する相手：【部長】
・一番伝えたいこと：【作業時間を減らせる】
出力形式：見出しと、各見出しに書く内容の要点を箇条書きで。
ポイント：いきなり完成形を作らせず、まず「骨組み」を出してもらうと修正しやすくなります。
7. 部下・後輩へのフィードバック
使う場面：注意したいことを、やる気をそがずに伝えたいとき
部下に以下の改善点を伝えたいです。
相手のやる気を下げずに伝えるための、話し方の例を作ってください。
・良かった点：【資料の見た目がわかりやすい】
・改善してほしい点：【提出期限を守ってほしい】
・相手の状況：【入社2年目、まじめな性格】
条件：最初に良かった点を伝え、改善点は具体的な行動で伝えてください。
ポイント：40代になると、伝え方に悩む場面が増えますよね。言い方の「たたき台」として使うと便利です。
8. Excelの関数を教えてもらう
使う場面：やりたいことはわかるけど、どの関数を使えばいいかわからないとき
Excelで以下のことをしたいです。使う関数と、具体的な数式を教えてください。
・やりたいこと：【A列の商品名ごとに、B列の売上を合計したい】
・データの範囲：【A2からB100】
初心者にもわかるように、数式の意味も説明してください。
ポイント：「どの列に何が入っているか」を具体的に書くと、そのまま使える数式が返ってきます。
9. 難しい資料をわかりやすく要約
使う場面：長い社内資料やマニュアルを、短時間で理解したいとき
以下の文章を、専門知識がない人にもわかるように要約してください。
条件：
・要点を3つの箇条書きで
・難しい言葉は言い換える
・「自分が気をつけること」があれば最後に書く
【ここに文章を貼り付け】
ポイント：社外秘の資料は貼り付けないように注意しましょう。公開されている資料や、自分で書いた文章に使うのが安心です。
10. 朝礼・あいさつのスピーチ原稿
使う場面：朝礼や歓送迎会で、短いスピーチを頼まれたとき
【朝礼】で話す1分程度のスピーチ原稿を作ってください。
・テーマ：【季節の話題から仕事の心がけにつなげる】
・聞く人：【部署のメンバー15人】
・自分の立場：【40代の係長】
条件：堅すぎず、最後に前向きな一言で締めてください。
ポイント：「自分の立場」を入れると、年齢や役職に合った話し方にしてくれます。
答えがイマイチなときの「追加の一言」
1回で思った答えが出なくても大丈夫です。次のように追加でお願いすると、どんどん良くなります。
- 「もっと短くしてください」
- 「もう少しやわらかい表現にしてください」
- 「箇条書きにしてください」
- 「別のパターンを3つ出してください」
- 「〇〇の部分をもっと具体的にしてください」
もっとChatGPTを仕事に活かしたい人におすすめの本
指示文の考え方をしっかり学びたい人は、本で体系的に学ぶのもおすすめです。
せっきーが選んだ理由：図解が中心の文庫サイズなので、通勤時間などのすき間時間に少しずつ読み進めやすい一冊です。
ポチップ
せっきーが選んだ理由：ChatGPTの仕事での使い方を、幅広く学びたい人向けの一冊です。
まとめ：まずは1つ、明日の仕事で試してみよう
- 社外秘・個人情報は入力しない、答えは自分で確認する
- 指示文は「役割・目的・条件・形式」を伝えるのがコツ
- イマイチなら「追加の一言」でどんどん良くなる
10個すべてを覚える必要はありません。まずはメールや議事録など、毎日やっている作業から1つだけ試してみてください。
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